02 /

Система электронного документооборота (СЭД)

в 40 компаниях

используется система

более 10 000

общее количество пользователей

Задачи

Продукт, позволяющий в соответствии с действующими в РФ нормативными и методическими документами выполнять согласование и регистрацию документов, осуществлять контроль за исполнением, организовывать хранение исполненных документов.

Решение — продукт содержит следующие модули:

Программа зарегистрирована в Реестре программ для ЭВМ Роспатента. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2023616569 от 29.03.2023

Модуль «Согласование договоров», предназначенный для поддержки договорной деятельности , который позволяет:

проводить регламентные и произвольные процедуры согласования, утверждения документов по договорной деятельности
формировать базу данных договорной деятельности за счет обработки, учета и хранения информации по договорной деятельности, включая отображение электронных копий документов

Модуль «Делопроизводство» для документирования, определения места и роли документов в информационно-документационном обеспечении управленческой деятельности, позволяющий вести:

учет официальных документов
регистрацию входящих и исходящих документов
контроль рассмотрения и исполнения документов

Модуль «Контроль исполнения поручений», предназначенный для поддержки исполнительской дисциплины, который позволяет осуществлять:

анализ хода реализации бизнес-процессов с помощью отчетов об их выполнении по заданным критериям - исполнительской дисциплине, характеру/цели бизнес-процесса, задачам
интерактивное отображение анализа бизнес-процессов на основании анализа предметов документов и данных, характеризующих бизнес-процессы
контроль реализации определенных бизнес-процессов, исполнения соответствующих им документов, получение информации о результатах

Технологии

Продукт создан на базе продукта «1С: Документооборот» (конфигурация «Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1»), который адаптирован под требования заказчика.

Преимущества решения

Доступны распознавание отсканированных документов, потоковое сканирование, штрихкодирование документов, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, автозаполнение шаблонов файлов, работа с файлами любых типов и форматов, шифрование файлов, блокировка файлов при редактировании, версионирование файлов, оценка производительности системы

Организованы разграничение прав доступа по организациям, грифам и др., делегирование прав доступа, аудит лог всех действий пользователей, ролевая маршрутизация (в качестве участников процессов можно указывать не только сотрудников, но и роли)

Обеспечены учет многосторонних и внутригрупповых договоров, их автоматическое продление и оповещение об этом ответственного сотрудника, автоматическое отслеживание документов с истекающим сроком действия, многовалютный учет сумм финансовых документов, подтверждение и корректировка реквизитов в процессе согласования документов

Реализованы учет этапов обработки документов, настройка составных процессов без программирования, автозапуск процессов по событиям, исполнение задач по почте, уведомления о задачах и сроках, печать листа согласования

Обеспечены учет протокольных совещаний, программы мероприятий с детализацией по пунктам и докладчикам, подбор времени в мероприятиях на основании личных календарей всех участников, проверка доступности участников в мероприятиях

Реализован автоматический мониторинг ключевых показателей эффективности процессов: профильная подсистема мониторинга автоматически отслеживает изменение более 100 показателей процессов во времени и присылает email-уведомление при достижении пороговых значений. Полученные данные можно использовать для повышения эффективности процессов на предприятии

План-факторный анализ согласования, позволит получить усредненные показатели по завершенным процессам согласования и быстро выявить возможные проблемы

Обеспечены контроль возврата документов, за сроков и хода выполнения работ, а также соответствие национальным стандартам и требованиям законодательства РФ

* Продукт - это программа для ЭВМ в понимании норм гражданского права РФ